Bo zawsze warto rozmawiać. 6 kroków do efektywnych konsultacji

Krótka instrukcja Anny Petroff-Skiby, socjolożki i ekspertki w dziedzinie partycypacji społecznej dla samorządów o tym jak robić konsultacje w lokalnym środowisku, by przyniosły one oczekiwany efekt.

Konsultacje społeczne stają się coraz częstszą praktyką samorządów. Dlaczego?

• Po pierwsze: dają wgląd w to co grupa myśli na dany temat, ale też wpisują się w postulaty inkluzywności i aktywizacji obywateli i obywatelek.
• Po drugie: w niektórych, określonych ustawą sytuacjach, są obowiązkowe. W myśl zasad europejskich powinny oferować mieszkańcom i mieszkankom poczucie sprawczości, czyli dać możliwość współdecydowania o tym co dzieje się w ich otoczeniu.

I tu jest clue tematu Co zrobić, by nie było to tylko poczucie, które nie ma potem przełożenia na działania, ale by był to realny wpływ.

- Nieliczne samorządy zastanawiają się tak naprawdę po co chcą robić procesy włączania mieszkańców w podejmowanie decyzji i jaką mają one mieć formę – napisała Anna Petroff-Skiba socjolożka i specjalistka w dziedzinie partycypacji w e-booku poświęconym konsultacjom społecznym, opracowanym dla Ośrodka Wspierania Organizacji Pozarządowych z Białegostoku.

OWOP prowadził w latach 2022 – 2024 projekt „Zmiana klimatu”. Samorządowcy i organizacje pozarządowe zrealizowały podczas niego 10 procesów konsultacyjnych. Anna Petroff-Skiba podsumowała wnioski, jakie z nich płyną, i spisała w treściwym i bardzo konkretnym poradniku. Sama zna temat doskonale i to z różnych stron. Przez wiele lat kierowała Wydziałem konsultacji społecznych i współdecydowania z mieszkańcami w warszawskim ratuszu, potem związała się z Fundacją Think Tank Miasto zajmującą się m.in. partycypacją. Odpowiadała za prowadzenie kilkudziesięciu procesów, nadzorowała setki. Dzisiaj jako ekspertka szkoli w tej dziedzinie.

W krótkim, darmowym e-booku dostępnym tutaj przedstawia 6 kroków, niezbędnych do tego, by konsultacje się powiodły i nie były tylko fasadą.

Konsultacje społeczne – sam proces dialogu - powinien trwać przynajmniej trzy tygodnie. Jednak jest to tak złożone przedsięwzięcie, że przygotowania muszą zacząć się dużo wcześniej. Jeśli w jego przeprowadzanie zaangażowana będzie tylko jedna osoba, np. kierownik referatu czy inspektor w urzędzie, nie ma raczej szans, by się zakończył sukcesem. Wskazane jest, by w konsultacje zaangażowane były osoby odpowiedzialne za następujące obszary:

• koordynację procesu,
• komunikację i kontakt z mieszkańcami,
• merytorykę konsultowanego tematu
• osoba decyzyjna w danym procesie,
• a także osoba lub podmiot, która będzie prowadzić proces konsultacji.

Kluczowy jest podział ról i obowiązków pomiędzy te osoby. Istotne jest by zespół spotykał się regularnie, co nie znaczy bardzo często. Chodzi o to, aby każdy wiedział co robi.

Za całościową koordynację konsultacji odpowiada samorząd, ale powinna być wskazana nie tylko konkretna osoba koordynująca proces, ale także decyzyjna w danym zakresie. Decydent czy decydentka nie muszą być bezpośrednio zaangażowani w konsultacje. Ich udział ograniczać ma się raczej do bezstronnej obserwacji po to, by patrząc z boku, mogli wysłuchać wszystkich stron i wyrobić sobie opinie. Część zadań związanych z przeprowadzeniem konsultacji, szczególnie tych bardziej złożonych czy związanych z konfliktowym tematem można zlecić podmiotom zewnętrznym, np. organizacjom społecznym, które są do tego dobrze przygotowane.

Czas jaki poświęci się na zaplanowanie konsultacji jest nie do przecenienia. Proces powinien być gruntownie przemyślany i nie warto się spieszyć. To etap, na którym trzeba zasięgnąć wiedzy we wszystkich możliwych źródłach (np. różnych wydziałach urzędu i w innych instytucjach), po to, by potem nie było niespodzianek. Ważne jest precyzyjne określenie ram konsultacji, czyli ustalenie tego, co jest już przesądzone w danej kwestii i czego z różnych względów zmienić już nie można, a nad czym warto dyskutować i pracować, a także jakie są zabezpieczone środki na dane działanie. Należy też wskazać jakie zadania leżą w zakresie samorządu. Chodzi o dokładne określenie, o jakim obszarze mogą wypowiadać się i współdecydować mieszkanki i mieszkańcy. Podczas procesu partycypacji bardzo ważnym momentem jest doprecyzowanie, o czym osoby uczestniczące mogą postanowić, a czego nie możemy zostawić w ich gestii.

KROK 3. Przygotuj plan konsultacji i sprecyzuj ich cel
Samorząd albo instytucja może włączać mieszkanki i mieszkańców w swoje działania poprzez informowanie o tym, co robi, może prezentować projekty i czekać na opinie o nich, czyli konsultować albo wspólnie z mieszkankami i mieszkańcami wypracowywać rozwiązania. Cel procesu musi być jasno sformułowany. Nie piszmy w zaproszeniu: „Zaprojektuj z nami park”, kiedy plan jego zagospodarowania jest już „klepnięty” i osoby uczestniczące w konsultacjach nie będą mieć już żadnego wpływu na to, jak ten teren będzie wyglądać. Lepiej nie obiecywać za wiele. Kwestie, którymi się mają zająć mieszkańcy powinny być dla nich jasne, istotne i powinni czuć się w nich ekspertami. Fasadowe będzie pytanie o kolor okien w budynku, gdy kontrowersje budzi sama jego budowa. Dlatego sprecyzowanie celu i pytań, które kierujemy do mieszkańców jest kluczowe. Ważne też, żeby plan działań w procesie został spisany. Należy określić poszczególne kroki i osoby odpowiedzialne za nie. Konsultacje społeczne powinny być potraktowane jako projekt, który ma swój harmonogram, wskazane osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania i konkretny cel, który jest realizowany.

Prośba o udzielenie opinii w sprawie liczącego setki stron dokumentu np. dotyczącego ochrony środowiska czy jakiejś inwestycji z punktu zniechęca. A to najczęstsza forma konsultacji w Polsce. I nieefektywna. Podczas konsultacji powinniśmy pytać raczej o to, co mieszkańcy wiedzą najlepiej, o kwestie, w których mogą się rzeczywiście wypowiedzieć, by wesprzeć samorząd. Najważniejsze jest to, o czym chcemy rozmawiać, czyli sformułowanie konkretnych pytań. Kiedy to jest już jasne, można zastanowić się nad metodami uzyskania opinii. Ekspertka dzieli je na 3 grupy:

• formy nastawione na indywidualne zbieranie uwag (ankiety, formularze, spacery badawcze czy wywiady z pojedynczymi osobami)
• formy polegające na kontakcie osób zgłaszających uwagi ze specjalistami i ekspertkami (dyżur telefonicznym lub stacjonarny, punkt/wózek konsultacyjny, przy którym można o coś dopytać, tradycyjne spotkania otwarte)
• formy nastawione na wzajemnie interakcje pomiędzy mieszkankami i mieszkańcami
• oraz specjalistkami i specjalistami (grupowe spacery badawcze, warsztaty, praca w grupach, okrągły stół). W formach nastawionych na interakcję sprawdza się zaangażowanie zewnętrznych moderatorów i trenerów, którzy wezmą na siebie organizację i prowadzenie dialogu.

Jeśli wiemy czego chcemy się dowiedzieć, nie powinno być problemu z dobraniem odpowiedniej metody. Ich wachlarz jest szeroki. Można zajrzeć do publikacji, albo na strony internetowe, gdzie są podpowiedzi dotyczące różnych technik i sposobów ich stosowania.

Jednym z pierwszych punktów na checkliście dotyczącej organizowanych konsultacji powinno być określenie osób i środowisk, do których zamierzamy dotrzeć - tych zainteresowanych tematem, ale i niezainteresowanych, na których głosie nam zależy. Pomocne może być wyobrażenie sobie naszych odbiorców i podzielenie ich na grupy po to, by dobrać odpowiednie kanały informacyjne dla każdej z nich. Urzędnicy i urzędniczki często narzekają, że na konsultacje nikt albo prawie nikt nie przychodzi. Przy czym bywa, że jedyną metodą zaproszenia uczestników na spotkania jest informacja na stronie www, w BIP-ie i na Facebooku samorządu. Nie są to złe kanały, tylko niewystraczające. W mediach społecznościowych warto publikować nie tylko na własnej stronie, ale także docierać do określonych odbiorców poprzez grupy lokalne i tematyczne. Można wybrać się do samorządowych instytucji (domów kultury, ośrodków sportowych, szkół – tu sprawdza się dziennik elektroniczny), poprosić o współpracę parafie, prowadzić mailing, skorzystać z ogłoszeń w prasie, radio i TV, kolportować ulotki w czasie imprez (pikników, koncertów), ustawić punkt informacyjny przy ruchliwej ulicy, wywiesić plakaty.

Nie wszystkie metody promocji wymagają dużych środków finansowych. Warto przygotować też materiały informacyjne czy edukacyjne, które dotyczą konsultowanej kwestii. Używajmy w nich prostych słów, a nie oficjalnego, biurokratycznego języka, starajmy się pisać zrozumiale i treściwie.

Feed back jest konieczny, by konsultacje nie były tylko formalnością. Uczestniczący w nich mają prawo dowiedzieć się, co z nich wynikło. Raport można umieścić na stronie instytucji samorządowej, tylko niech to nie będzie skan rozporządzenia czy uchwały, ale prosty, zrozumiały i krótki dokument. Nie musi się on odwoływać do podstawy prawnej (choć warto dla zainteresowanych podlinkować odpowiednie dokumenty). Powinien jednak zawierać najważniejsze informacje i być napisany tak, by dało się go przeczytać ze zrozumieniem w kilka, bądź kilkanaście minut.

Dla uczestników konsultacji najbardziej interesujące jest to, jakie zmiany zostaną wprowadzone w związku z przedstawionymi przez mieszkańców i mieszkanki pomysłami czy opiniami i jakie będą następne działania w tej sprawie. Raport jest obowiązkowy, nawet jeśli nie wszystkie wnioski strony społecznej zostaną w docelowym projekcie uwzględnione. W takim przypadku wypadałoby wyjaśnić, dlaczego tak się stało. W przeciwnym razie osoby te prawdopodobnie nie wezmą więcej udziału w konsultacjach. Jeśli natomiast dowiedzą się, że głos ich był istotny, być może jeszcze bardziej zaangażują się w lokalne sprawy. Nic tak nie buduje poczucia współodpowiedzialności jak przekonanie się, że mamy na coś realny wpływ, a nasze działania, opinie mogą naprawdę coś zmienić.