KAIZEN - czyli jak wyeliminować straty w firmie

W tak trudnych czasach jak obecnie przedsiębiorcy szczególnie pilnie poszukują sposobów na podnoszenie efektywności swoich firm, dostosowywanie ich do wymogów zmiennego rynku. Najlepiej przy minimum kosztów. Coraz częściej słyszymy w takim kontekście o metodzie KAIZEN. To japońska metoda ciągłego doskonalenia przeniesiona do biznesu i po raz pierwszy zastosowana przez Toyotę. Na czym – tak w pigułce – polega?

Adam Jaworski, menedżer merytoryczny, konsultant z firmy Profes*: KAIZEN oznacza ciągłe doskonalenie. Doskonalenie, które dotyczy każdego – zarówno członków kierownictwa, jak i pracowników firmy i pociąga za sobą relatywnie niskie koszty.

Wszyscy pracownicy mają za zadanie ciągłą analizę procesów, zasad postępowania, sposobów i standardów pracy. Pozwala to na odnalezienie i wyeliminowanie błędów i niedoskonałości w działaniu przedsiębiorstwa, na wyeliminowaniu marnotrawstwa z procesów. Zadaniem kadry menedżerskiej jest prowadzenie polityki ciągłego doskonalenia organizacji za pomocą małych kroków. To właśnie kadra menedżerska w największym stopniu zajmuje się doskonaleniem. Proces ten jednak przebiega na każdym szczeblu firmy i nawet szeregowi pracownicy w nim uczestniczą (np. poprzez propozycje usprawnienia ich stanowiska pracy, które właśnie oni znają najlepiej).

Podstawowym słowem, o jakim mówi się w organizacjach podążających drogą KAIZEN jest Muda. Muda, tłumaczone jako straty, marnotrawstwo, to wszystko to, co nie przynosi wartości dodanej. Pomiędzy czynnościami przynoszącymi wartość istnieje zbyt wiele muda. To straty zajmują większość czasu w procesie produkcyjnym. Należy zatem szukać takich rozwiązań, by eliminować wszelkie marnotrawstwo i skupić się na czynnościach dodających wartość.

Do eliminacji marnotrawstwa służy wiele narzędzi, które w filozofii KAIZEN Masaaki Imai (Prezes Honorowy) skupił w tzw. KAIZEN Management System. Poczynając od fundamentów: 5S, Standaryzacja, wizualizacja poprzez narzędzia z obszaru przepływów (TFM) i narzędzia z obszaru zarządzania parkiem maszynowym (TPM), TQM czyli zarządzanie jakością aż po narzędzia z obszaru KAIZEN w biurze.

Narzędzia te Masaaki Imai opisał w swoich książkach „KAIZEN: klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii” (KAIZEN The Key to Japan’s Competitive Success”), która została opublikowana w 1986 roku i od tego czasu przetłumaczona na ponad 20 języków osiągając sprzedaż ponad 300 tysięcy egzemplarzy oraz "Gemba Kaizen", która została wydana w Polsce przez KAIZEN® Institute Polska i Wydawnictwo MT Biznes w 2005 roku.

W jakich sytuacjach i jakich warunkach metoda ta sprawdza się najlepiej? W firmach dużych czy małych?

- KAIZEN działa wszędzie. W koncepcji KAIZEN przyjmuje się, że nasz sposób życia – niezależnie, czy chodzi o pracę, życie społeczne czy prywatne – powinien być nastawiony na ciągłe doskonalenie. Nie ma więc znaczenia czy jest to firma duża, czy mała, produkcyjna czy usługowa. Marnotrawstwo jest wszędzie i narzędzia KAIZEN pomagają je eliminować. Z najbardziej dziwnych miejsc wdrażania KAIZEN można wymienić: KAIZEN na plantacji tulipanów, KAIZEN wdrażane w rządzie Państwa Mauritius a z naszego podwórka: KAIZEN w MZK Piła, KAIZEN na Uczelni Wyższej (Prywatna jednostka w woj. podkarpackim).

Zobacz w załączniku, jak działa KAIZEN w suwalskiej firmie Malow

Dlaczego tak wydaje się po prostu logiczne działania, zachodnie systemy zarządzania zauważyły dopiero teraz? A może Zachód zna to od dawna, bo w końcu w suwalskim Malowie Kazein był już ponad 10 lat temu wprowadzany przez niemieckich trenerów, a tylko w Polsce brakowało takich specjalistów jak np. pan?

- Masaaki Imai założył KAIZEN® Institute w 1985 roku w Szwajcarii. W zeszłym roku firma obchodziła 25 lecie. Organizacja jest dzis obecna w 29 krajach świata, z czego najprężniej działają rzeczywiście Instytuty zlokalizowane w Europie (Niemcy, Portugalia, Włochy, Polska, Anglia, Rumunia, Szwajcaria, Austria). Instytut w Polsce działa od 8 lat dostarczając pełną gamę produktów począwszy od doradztwa, poprzez szkolenia otwarte KAIZEN College, studia podyplomowe (we współpracy z renomowanymi uczelniami), Międzynarodowe Kongresy (w tym roku w listopadzie w temacie TPM czyli zarządzania parkiem maszynowym), Benchmarktoury dając firmom możliwość zdobywania wiedzy, wymiany doświadczeń, trenowania umiejętności przez konsultantów praktyków.

W Polsce zachodniej więcej firm wdraża filozofięi KAIZEN niż w pozostałych regionach, bo zachód Polski jest mocniej uprzemysłowiony. W dodatku w większości firmy produkcyjne to branża Automotive – skąd KAIZEN się wywodzi. Jednak nasz Instytut działa w całej Polsce implementując narzędzia tam, gdzie jest chęć i zaangażowanie firm w metody ciągłego doskonalenia.

*Zobacz: Podlaska Złota Setka Przedsiebiorstw - wiedza, która na pewno przyda się w prowadzeniu biznesu