Maciej Weinmann: Gdy komunikacja w firmie nie działa, budzą się demony

Maciej Weinmann, trener, coach i konsultant, założyciel Develop-ment Partners i autor programu Akademii Trenerów Sprzedaży: Nie sądzę, żeby to była tylko moda. Sprawdzono już, że efektywność każdej dynamicznej organizacji zależy od przepływu informacji. Od tego, czy ludzie wiedzą dokąd zmierzają, jaki jest cel i wizja rozwoju ich przedsiębiorstwa czy organizacji. Tę zależność szczególnie widać, gdy jest trudniej, np. w czasach kryzysu.

Czy dlatego, że w kryzysie podejmuje się często decyzje niepopularne, a rozmowa pozwala załodze łatwiej je zrozumieć?

– Nawet najmniej popularna decyzja, włącznie ze zwolnieniami z pracy, ma szansę na wdrożenie, gdy ją zakomunikujemy ludziom szybko, jasno i precyzyjnie. Bo w firmie nie ma nic gorszego niż niepewność. Ona rodzi nieufność. A brak zaufania prowadzi do destrukcji – ludzie stają się nieefektywni, pracują mniej wydajnie. Defetyzm rozsiewa się wtedy po całej organizacji. To poziomy emocjonalne, psychiczne, a jednocześnie bardzo istotne. Zwłaszcza niszcząca jest niejasna pogłoska wyrażona z ramienia zarządu czy menedżerów wysokiego szczebla. Najgorsza prawda jest lepsza od pogłosek, domysłów i insynuacji.

Są wypracowane modele komunikacji adekwatne dla firmy dużej i małej. Każdy menedżer nie musi sam szukać rozwiązań.

– Oczywiście. Na pewno duże organizacje powinny położyć nacisk na tak nowoczesne i szybkie narzędzia jak np. Intranet, na newslettery czy wewnętrzną prasę.

W firmie trzeba też wyznaczać miejsca, gdzie powinny znajdować się zawsze aktualne informacje. Konieczne są też oczywiście bezpośrednie spotkania menedżerów z załogą, wyjaśniające pewne decyzje.

To najprostsze, ale bardzo efektywne narzędzia. Bo nie ma nic gorszego niż to, że ludzie dowiadują się z gazet, że zamykają ich firmę.

To są często bardzo trudne sprawy i menedżerowie przed nimi uciekają. Choćby w głośnym filmie „W chmurach” Jasona Reitmana pokazana jest sytuacja, gdzie do tych niepopularnych decyzji zwalniania wynajmuje się człowieka spoza firmy, granego tam przez Georga Clooneya. To on przejmuje odpowiedzialność podejmowania trudnych decyzji.

Czy w Polsce, ze względu na naszą przeszłość gospodarczo-ustrojową, kojarzoną przez liderów firm m.in. z aktywnością rad pracowniczych i zakładowych, komunikacja z załogą odbierana jest jako kula u nogi, która obniża skuteczność zarządzania? – Nie. W firmach, które znam, widzę dwa inne elementy wpływające na ewentualny brak komunikacji. To zazwyczaj chęć uniknięcia konfrontacji z załogą, połączona z lenistwem, usprawiedliwianiem się brakiem czasu z powodu nawału zadań do realizowania.

Menedżerowie nie zdają sobie sprawy, że poświęcenie czasu na wyjaśnienie kierunku i celu działania firmy skutkuje zwiększeniem efektywności pracy załogi. Z drugiej strony zaś wiedzą, że podczas spotkania z załogą mogą się spotkać z nieprzychylnymi informacjami na swój temat. I nie chcą się tym frustrować. Tymczasem prawdziwy lider, bez względu na wszystko „bierze na klatę”, mówiąc kolokwialnie, odpowiedzialność za te informacje. A proces komunikacji musi być zaplanowany i permanentny.

Gdy brakuje na to czasu, to cóż: gdy rozum śpi, budzą się demony. Plotki, insynuacje żyją swoim życiem i toczą organizację jak rak.

Dobry przywódca
na złe czasy
To tytuł szkolenia, które poprzedzi galę tegorocznej Podlaskiej Złotej Setki Przedsiębiorstw. Poprowadzą je m.in.: 

• Bertrand Le Guern – francuski top-menedżer, bliski współpracownik Jacka Santorskiego. Obecny prezes Petrolinvestu opowie o roli przywódcy w organizacji;
• Maciej Weinmann – trener, coach, założyciel firmy szkoleniowej Development Partners; doradzał wielu ogólnopolskim korporacjom z sektora finansowego i medialnego. Maciej Weinmann przekona, jak ważna jest komunikacja w firmie.
• Szymon Wiliński, dyrektor rozwoju biznesu informacyjnego Coface Poland oraz Łukasz Motyka-Radłowski – dyrektor rozwoju biznesu windykacyjnego Coface Poland przedstawią „Ryzyka gospodarcze, a zarządzanie należnościami.”