Wideokonferencje. Tanie komunikowanie nie tylko dla biznesu

Jakie są, według Pana, warunki osiągnięcia sukcesu w biznesie?

Albert Śliwka: Komunikacja, komunikacja i jeszcze raz… praca. A sedno tkwi w tym, czy mamy komunikować się z firmą, która jest nowa, której jeszcze nie znamy, ale którą chcemy poznać, czy też z firmą, z którą już współpracujemy.

I tak, w pierwszym wypadku lepiej jest, aby pierwsze spotkanie biznesowe, ewentualnie jedno z pierwszych spotkań, odbyło się bezpośrednio. Takie „fizyczne” spotkanie umożliwia nawiązanie dobrych relacji w przyszłości, obie strony uwiarygodnia, ukazuje pełniej. Wideokonferencja nigdy nie zastąpi spotkania na żywo. Ale może ona być bardzo przydatna podczas spotkań następnych, roboczych.

Plusami spotkań wideokonferencyjnych jest to, że motywują one oraz mobilizują osoby do tego, by bardziej i konkretniej podejść do tematu. Spotkanie wideokonferencyjne nie przeradza się w luźną pogawędkę, nie ma przerw na „papierosa”, a rozmowa jest zogniskowana, prowadzona jest na konkretny temat. Jeśli więc znamy klienta, wiedząc, że ma system wideokonferencji, lepiej zaproponować mu takie spotkanie – w ten sposób oszczędzimy czas i pieniądze.

Czy taki system jest również wykorzystywany do pozyskiwania nowych klientów?

Wszystko zależy od tego, z kim rozmawiamy, z jakim klientem współpracujemy oraz jakie są nasze możliwości finansowe. Jeżeli zarabiamy kilkaset złotych, musimy przekalkulować czy opłaca się nam pojechać do klienta. Po drugie, o tym, czy wybrać spotkanie wideokonferencyjne decyduje charakter naszego biznesu.

Wideokonferencje na pewno pomagają zorganizować prezentacje produktu, pomagają przedstawić jego obraz, dźwięk. Ale, niestety, nie pozwalają przejść do nieoficjalnej części spotkania biznesowego, która, jak wiadomo, często pełni równie istotną rolę w zacieśnianiu więzi

Za to wideokonferencje umożliwiają rzeczywistą współpracę międzykontynentalną…

Jak najbardziej. Nie potrzebujemy paszportów, wiz itp. Jedyne, co może nas ograniczać to dostęp do Internetu i nierzadko różnice w strefach czasowych. Ale i te niedogodności da się pokonać. Na szczęście spotkań biznesowych późno w nocy lub bardzo wcześnie rano nie prowadzimy codziennie…

A w czym system wideokonferencji jest lepszy od popularnego „Skype’a”?

Po pierwsze, jakość. Po drugie, bezpieczeństwo. Po trzecie, możliwość wykonania połączenia wielostronnego: w przypadku wideokonferencji kilka osób spotyka się „w jednym miejscu”, pochodząc de facto z różnych lokalizacji. Tu praktycznie nie ma granic, wystarczy tylko dostęp do internetu.

Ile osób może maksymalnie uczestniczyć w wideokonferencji?

To zależy od systemu, z jakiego korzystamy. Istnieją narzędzia, które pozwalają na uczestnictwo nawet do 100 osób. Zazwyczaj jest to jednak w granicach 20-30 osób – im więcej osób, tym więcej chaosu.

Rozwiązanie najbardziej zaawansowane technologicznie to wideoterminale – urządzenia, które w czasie rzeczywistym dekodują system audio i wideo oraz przesyłają ten sygnał przez internet, zapewniając jednocześnie wysoką jakość, nawet Full HD.

Ciekawostką w tej dziedzinie jest rozwiązanie firmy Vidyo, która daje możliwość  rozbudowywania systemu do 100 uczestników. Wideoterminale wykorzystywane są zazwyczaj w salach konferencyjnych. Natomiast obecnie wideokonferencje czesto przestawiają się na komputery i smartfony.

Wideokonferencje można przeprowadzać choćby korzystając z iPada.

Dla porównania, jeżeli chodzi o „Skype’a”, jest to bardzo dobry system, dlatego że jest darmowy oraz prawie wszyscy go znają. Minus zaś jest taki, że nie mamy pewności, że zawsze będzie działał. Poza tym do końca nie wiadomo, co się dzieje z połączeniem, nie wiemy czy ktoś to nagrywa czy podsłuchuje rozmowę itp. A przecież bezpieczeństwo i jakość spotkania są bardzo ważne, szczególnie w spotkaniach biznesowych.

W jaki sposób mamy zagwarantowane bezpieczeństwo?

Połączenie samo w sobie jest zakodowane, ciężkie do wyłapania. Oprócz tego istnieją systemy, które to szyfrują i ciężko jest wydobyć przedstawiane podczas spotkania informacje. Przykładem słabego zabezpieczenia jest e-mail, ponieważ z niego szybko i łatwo można zdobyć konkretne informacje. Samo spotkanie wideokonferencyjne jest dodatkowo, oprócz kodowania, również szyfrowane.

Czy rynek wideokonferencyjny rozwija się w Polsce?

Na pewno idzie do przodu. Coraz więcej uczelni jest zainteresowanych tego typu rozwiązaniami, przy czym należy przyznać, że na razie działa to na zasadzie eksperymentów technologicznych. Plus jest jednak taki, że interesują się nim również studenci: dzięki temu systemowi mogą dzwonić do siebie, rozmawiać, a w razie wątpliwości związanych na przykład z konkretnym zadaniem, mogą zapytać kolegę, poprosić go o pomoc.

W jakich branżach w Polsce system wideokonferencji znajdzie zastosowanie najszybciej?

Na pewno w bankowości, chociażby z tego tytułu, że banki mają rozproszona strukturę. Natomiast już dziś wszystkie większe firmy korzystają z wideokonferencji w mniejszym lub większym stopniu. Zależy to od osób, które tam pracują i które chcą z tego korzystać. Innym sposobem na wykorzystanie może być nowoczesne dziennikarstwo (przykład to nasz dzisiejszy wywiad) oraz spotkania z ekspertami. W porównaniu do rynku niemieckiego, Polska jest na samych początku: wideokonferencje wykorzystuje 30 proc. podmiotów w stosunku do rynku naszych zachodnich sąsiadów.

A jakie korzyści z wideokonferencji mogą mieć małe przedsiębiorstwa?

Mogą korzystać z wideokonferencji w chmurze. W tym wypadku prawie do zera redukuje się koszt jednorazowy, czyli wydatek kilkudziesięciu tysięcy na zakup sprzętu do wideokonferencji. Pozostaje nam tylko opłata abonamentowa.

Albert Śliwka pracuje w firmie Mobitoki, dzięki której możliwe było zorganizowanie wideokonferencji z Tomaszem Bagińskim w ramach I Podlaskiego Forum e-Biznesu.