RODO w rekrutacji 2018. Co o przechowywaniu danych osobowych myślą kandydaci?

AIPZaktualizowano 
Polska Press
Kandydaci wysyłają swoje CV w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy wybranego pracodawcy, ale 8 na 10 nie miałoby nic przeciwko temu, by ich dane były brane pod uwagę w innych procesach rekrutacyjnych tej firmy. Prawie połowa kandydatów uważa, że pracodawcy powinny przechowywać ich dane osobowe do roku od przesłania aplikacji, w której wyrazili zgodę na wykorzystywanie CV w przyszłych rekrutacjach – wynika z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018”. Co trzeci kandydat oczekuje, że jego aplikacja będzie pozostawała w bazie pracodawcy nawet do 3 lat.

Kandydaci, którzy zgadzają się na wykorzystanie ich danych w przyszłych procesach rekrutacyjnych chcieliby, aby te informacje były usuwane po roku (47 proc.) lub przechowywane maksymalnie do 3 lat (28 proc.) 9 proc. aplikujących zadeklarowało, że pracodawca w takiej sytuacji powinien wykorzystywać ich dane bez ograniczeń. Pośród badanych znaleźli się również tacy kandydaci, którzy nie wyrażają zgody na udział w innych procesach rekrutacyjnych. Z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018” wynika, że niemal połowa tej grupy, oczekuje, że pracodawca skasuje ich dane zaraz po zakończeniu naboru. 3/10 kandydatów deklaruje, że ich aplikacje mogłyby być przetwarzane jeszcze przez rok od momentu zakończenia rekrutacji, w której uczestniczyli.

–Po wejściu w życie europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych znacząco rozszerzy się katalog informacji, które pracodawca będzie musiał przybliżyć kandydatowi na etapie procesu rekrutacyjnego. Przykładowo firmy będą zobligowane do określenia oraz przedstawiania aplikującym o pracę, jak długo ich dane będą wykorzystywane – komentuje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.

Odpowiednie narzędzie do przetwarzania zgromadzonych informacji przy prowadzonych procesach rekrutacyjnych w firmie może znacznie usprawnić realizację wymogów wynikających z RODO. Korzystanie z platformy do zarządzania rekrutacjami będzie szczególnie pomocne przy kontroli terminów przetwarzania danych kandydatów, niekiedy różnych dla poszczególnych procesów rekrutacyjnych oraz usuwaniu informacji o aplikujących w odpowiednich terminach. To właśnie zarządzanie klauzulami, odpowiadanie na żądania kandydatów, a także spełnianie obowiązków informacyjnych są przez rekrutujących uważane za najbardziej angażujące dla działów HR – dodaje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.

Co trzeci pracodawca (28 proc.) zapytany o to, ile czasu przetwarza dane kandydatów, wskazał, że wykorzystuje je do 1 roku. 17 proc. deklaruje korzystanie z informacji od roku do 3 lat. Połowa ankietowanych firm usuwa dane kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacyjnego, jeśli nie posiada zgody na wykorzystanie dokumentów na potrzeby przyszłych rekrutacji.

Rozproszone informacje o kandydatach

66 proc. pracodawców przechowuje dokumenty aplikacyjne kandydatów w systemie rekrutacyjnym, a prawie połowa (49 proc.) w dedykowanej skrzynce e-mail – wynika z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018”. Popularnymi miejscami gromadzenia CV są także foldery na komputerach pracowników (22 proc.) oraz skrzynki e-mail managerów liniowych (14 proc.). Mogłoby się wydawać, że w XXI w. papierowe CV odeszły w zapomnienie, natomiast co piąty pracodawca nadal przechowuje dokumenty kandydatów także w takiej formie (20 proc.).

–Z punktu widzenia nowych przepisów ważne jest, aby ograniczyć liczbę miejsc przechowywania danych, ponieważ RODO wymaga od pracodawców zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Przy rozproszeniu informacji o kandydatach w różnych systemach i narzędziach może to być kłopotliwe. Warto rozważyć wybranie jednego miejsca, w którym będziemy przechowywać dane kandydatów. W przypadku zgłoszenia żądania o usunięcie danych, będziemy mieli wtedy pewność, że dokumenty kandydata były przechowywane tylko w danym miejscu i z łatwością zrealizujemy obowiązek ich usunięcia. Pamiętajmy jednak, że jest to tylko narzędzie i od nas zależy, jak je wykorzystamy oraz na ile pomoże ono w spełnieniu wymogów RODO. Przykładowo eRecruiter pomaga zarządzać uprawnieniami i dostępami do danych osobowych kandydatów w firmie. Jeśli jednak instytucja nie będzie miała odpowiednich zasad i procedur komu, kiedy i na jaki czas przyznaje dostępy do informacji oraz sama nie określi np. terminów przechowywania danych kandydatów, to w przypadku kontroli posiadanie odpowiedniego systemu może okazać się niewystarczające – komentuje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.

Obejrzyj wideo:

Strefa Zaradnych: Pracowity czas dla inwestujących w fundusze

Wideo

Materiał oryginalny: RODO w rekrutacji 2018. Co o przechowywaniu danych osobowych myślą kandydaci? - Polska Times

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych”i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Komentarze

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i obowiązują na niej polityka prywatności oraz warunki korzystania z usługi firmy Google. Dodając komentarz, akceptujesz regulamin oraz Politykę Prywatności.

Podaj powód zgłoszenia

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3