Prowadzenie firmy. Podpisywać fakturę, czy nie?

Wszelkie wymagania dotyczące faktur zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, co gwarantuje  ich wiarygodność i dalsze konsekwencje w aspekcie odliczenia podatku VAT. Mimo, że przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia jasno określają, jakie elementy muszą się znaleźć na fakturze, aby była ona ważnym dowodem księgowym, kwestia ta nadal wzbudza wiele kontrowersji. Wciąż powraca pytanie, czy podpis wystawcy i pieczątka są obowiązkowe.

Podpis i pieczątka

Informacje, które muszą być zawarte na fakturze, by stanowiła ona ważny dowód księgowy, zostały wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r.  - Nie ma wśród nich wzmianki, że podpis wystawcy jest wymagany.

- Można zatem założyć, że faktury pozbawione odręcznego podpisu wystawcy, są poprawne w rozumieniu prawa. Nie ma więc podstaw do kwestionowania ich wiarygodności, ze względu na te braki – mówi Maciej Rębacz, dyrektor oddziału Tax Care w Białymstoku.

Faktycznie, kiedyś dla ważności sporządzonego dokumentu potwierdzającego zawarcie transakcji sprzedaży wymagany był odręczny podpis wystawiającego fakturę, jak również jego pieczątka. Należy jednakże pamiętać, że polskie prawo podatkowe w kwestii regulacji dotyczących podatku od towarów i usług jest zharmonizowane z przepisami państw członkowskich Unii Europejskiej. Oznacza to, że od momentu akcesji do Unii Europejskiej, Polska musiała dostosować przepisy w zakresie VAT do norm unijnych. W związku z tym, przepis o obowiązkowym umieszczaniu podpisu i pieczątki na fakturze został zniesiony już w 2004 roku.

Faktura nie zawsze ważna bez podpisu

W myśl rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. faktura nie musi zawierać ani podpisu ani pieczątki wystawcy.

- Trzeba jednak pamiętać, że od każdej reguły zdarzają się odstępstwa. Przykładem takim jest faktura VAT RR, dokumentująca nabycie towarów rolnych od rolnika ryczałtowego

– podkreśla Maciej Rębacz, dyrektor oddziału Tax Care w Białymstoku.  W myśl artykułu 116 ustawy o podatku od towarów i usług, aby dokument ten był ważny, powinien zawierać czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

Obowiązek umieszczenia podpisu na fakturze ustawodawca również przewidział dla faktur korygujących. Tutaj wprawdzie również nie potrzeba podpisu bezpośrednio na dokumencie, ale niezbędne jest otrzymanie potwierdzenia akceptacji korekty przez jej odbiorcę. W innym przypadku wystawca faktury korygującej nie będzie uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego, wynikającego z dokumentu.

Źródło: Tax Care